為提升我所的檔案管理水平，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化，所辦在舉辦檔案管理知識(shí)講座的基礎(chǔ)上，又組織所里部分檔案管理人員于3月31日至4月2日赴上海應(yīng)用物理研究所就上海光源的大科學(xué)工程檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)場學(xué)習(xí)交流。
4月1日上午，上海同步輻射光源裝置一層大會(huì)議室，來自兩家單位的檔案工作人員濟(jì)濟(jì)一堂，揭開了此次現(xiàn)場交流學(xué)習(xí)的序幕。上海應(yīng)用物理研究所綜合辦主任賀戰(zhàn)軍首先介紹了上海光源的建設(shè)歷程，并詳細(xì)報(bào)告了檔案工作的組織規(guī)范與具體操作辦法。報(bào)告過程中，高能所人員對(duì)關(guān)心的、感興趣的方面不時(shí)地虛心提問、請(qǐng)教，賀戰(zhàn)軍主任、上海光源檔案工作總顧問（上海應(yīng)用物理研究所前副所長）曹珊珊、檔案室負(fù)責(zé)人樊佩華與高能所到訪人員進(jìn)行了廣泛深入的交流、討論。
下午的座談會(huì)自始至終洋溢著輕松愉快的氣氛。曹珊珊對(duì)“檔案”給出了自己的精辟理解，提出大科學(xué)工程的檔案就是一部大科學(xué)工程的建設(shè)史，不僅要完整記錄建設(shè)歷程，更重要的是要讓所有的后繼者因這部歷史而讀懂它、了解它；這部歷史的作者是所有的工程技術(shù)人員，檔案人員則是默默無聞的編輯人。既為編輯，編輯的體例與邏輯順序則成了這部歷史的關(guān)鍵因素。如此新穎又不失傳統(tǒng)的“檔案”認(rèn)識(shí)讓與會(huì)人員豁然開朗，首肯稱是。座談會(huì)隨即像打開了“話匣子”，大家紛紛就如何建立工程檔案分類、如何與工程建設(shè)同步跟進(jìn)檔案資料的收集、如何加強(qiáng)外協(xié)項(xiàng)目的檔案管理、如何健全基建項(xiàng)目檔案、如何完善工程項(xiàng)目不同接口環(huán)節(jié)的文件、如何保證圖紙類技術(shù)文件的完整性、檔案人員如何與科研技術(shù)人員建立良好的合作關(guān)系……三個(gè)多小時(shí)的討論與交流令每一位投入者感到受益匪淺。
第二天上午，大家兵分兩路，一路直奔上海光源辦公樓二層基建、綜合檔案存放地，一路直奔環(huán)狀大廳二層技術(shù)檔案存放地。兩路人馬從檔案目錄的分類到細(xì)化，從資料的收集到歸類匯總，都進(jìn)行了仔細(xì)的觀摩。下午交流的主題落到了電子聲像資料的管理方面，上海應(yīng)用物理研究所負(fù)責(zé)聲像工作的胡蔚成談起自己多年的經(jīng)驗(yàn)與心得顯得如數(shù)家珍，與會(huì)眾人從圖片的選擇與處理入手，談到了如何準(zhǔn)確標(biāo)注、如何合理分類、如何完整組卷……當(dāng)夕陽的余輝散落到屋內(nèi)的時(shí)候，大家才依依不舍地離開。
孔子云：“三人行，必有我?guī)熝??！泵舳脤W(xué)者，即可擇善從之，亦可可進(jìn)于善。上海之行的目的不就是如此嗎？大家認(rèn)為此行雖然時(shí)間短暫，但意義重大。因?yàn)閮商斓膶W(xué)習(xí)凝煉的是精華，只要善學(xué)善用，我們的檔案管理人員將會(huì)從這些精華中獲得更多，我們的檔案管理工作也會(huì)再上一層樓。
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