在散裂中子源（CSNS）工程辦的組織下，11月19日下午，所辦綜合檔案室負責(zé)CSNS建檔的楊燕做了關(guān)于“如何做好工藝設(shè)備的建檔工作”的報告，詳細敘述了工藝設(shè)備的歸檔范圍和歸檔要求，并提出了下一步的建檔工作。CSNS工程各系統(tǒng)的兼職檔案員以及部分系統(tǒng)負責(zé)人參加培訓(xùn) 。
會上，馬力副經(jīng)理強調(diào)了大科學(xué)工程檔案工作的重要性，指出檔案驗收是工程驗收的重要組成部分，請各分總體、各系統(tǒng)必須重視建檔工作。他還就建檔工作提出了幾點建議和要求：第一，要求各兼職檔案員要注重平時文件材料的積累；第二，建議實行階段歸檔，CSNS工程設(shè)計和制造周期較長，建議各系統(tǒng)要注意階段歸檔，如設(shè)計階段結(jié)束之后，即可對相關(guān)材料進行收集、整理、歸檔；第三，要求大家在建檔過程中遇到問題要隨時提出來，不要積壓到最后，要早發(fā)現(xiàn)早提出早解決。
除了對兼職檔案員進行建檔培訓(xùn)，散裂中子源還開展了一系列與建檔相關(guān)的工作：如在文件材料的形成階段進行質(zhì)量控制，從源頭保證檔案材料的準(zhǔn)確性；在分總體會議上，對系統(tǒng)負責(zé)人進行建檔培訓(xùn)，明確提出各系統(tǒng)的建檔任務(wù)和要求；建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，確定負責(zé)CSNS檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和部門，并明確人員和職責(zé)；結(jié)合工程實際，理順CSNS工程文件材料的歸檔流程；對預(yù)研項目開展建檔工作。
接下來，在全面推動預(yù)立卷工作的同時，還將參照國家和中科院的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工程實際，逐步制定并完善具體的業(yè)務(wù)規(guī)范，包括CSNS工程檔案管理辦法、CSNS工程文件材料歸檔范圍和保管期限、CSNS工程檔案分類表和檔號編制規(guī)則、CSNS聲像檔案歸檔范圍及要求以及CSNS建安工程歸檔范圍及要求等。
CSNS工程辦和所辦綜合檔案室還將通過多種形式和途徑，提高本單位各部門以及各參建單位的檔案意識，使每位工程參與人員都意識到“人人都是建檔責(zé)任者”，建檔工作并不是一項額外的負擔(dān)，工程檔案是工程人員科研活動的真實記錄，如果能夠做好平時的預(yù)立卷工作，做到“隨產(chǎn)生，隨收集，誰負責(zé)，誰歸檔”，這對科研活動以及檔案工作都是非常有利的。
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